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滁州保安公司人員崗位管理指南之痕跡管理

聽到痕跡化管理，第一反應都是形式主義，想到的都是紙質資料的填寫記錄，不使用、應付檢查等等。在保安隊伍基層管理者中有此想法者占很大比例，筆者認為并不盡然，首先，痕跡不能完全等同于記錄。記錄重在對行為的表述，對過程的確認。痕跡的含義則更為廣泛，現在科技發展日新月異，智能化管理日趨普及，保安企業的日常管理可以通過各種方式進行記錄，保留住工作和管理的痕跡，再現完整的管理過程。例如：圖片、影像、實物、電子檔案等等方式，當然在保安人防行業在日常管理中，最普遍的還是文字書寫、紙質記錄的方式形成管理和痕跡的對應關系，供日后查證、評估管理行為的合法性、規范性和質效。

當前個別公司痕跡化管理存在的主要問題是：記錄過多，檢查考核名目繁多、頻率過高、多頭重復等，這也導致一線管理者頻于應付、不勝其煩。這些問題占用了一線管理層大量的時間、耗費了大量的精力，同時，助長了形式主義、官僚主義。但是，對于這種情況，我們不能因噎廢食、形而上學，應該辯證地看待、理性地分析，抓住主要矛盾和矛盾的主要方面，該優化的優化，該精簡的精簡、該抓實的抓實，該堅持的堅持。作為保安從業者，筆者認為在痕跡化管理中起重要作用的交接班記錄，班隊長周志（日志），學習會議記錄，巡查記錄等不但要有，還要抓緊、抓實、抓規范。

規范從日常做起，記錄從交接班做起。

管理痕跡化無論對企業還是個人都具有非常重要的意義：其一，痕跡化管理是量化考核的重要措施，能夠為個人及部門發展提供真實可靠的數據支撐；其二，管理痕跡可以提供向管理層追究責任的證據，可以為企業管理層留下可供考察、評估、佐證管理的旁證材料，也為上級部門和司法機關區分責任界限并向管理者實施問責和追究法律責任提供有力物證，是責任倒查的證據。

日常工作中常用的交接班記錄，也叫值班記錄，是隊員日常工作的證明、考勤的依據（考勤與記錄必須相符），也是發生問題后責任倒查的依據，上級檢查考核的必備記錄。工作的交接、物品的交接、勤務情況都要在上面體現，看似簡單，但關系重大。例：某單位隊員張XX在工作時間客戶單位領導讓他幫忙外出辦事，途中遭遇意外，由于事前張XX離崗未按規定填寫記錄，且未向班隊長匯報，事情發生后客戶單位領導矢口否認，因為無法定性是工作需要還是擅離職守，是服務合同內還是合同外，使得后續處理困難很大，給個人、單位均造成損失。而管理痕跡化可以有效復原已經發生了的工作，是說得清楚的重要依據。因此規范交接班記錄管理就顯得尤為重要，那么交接班記錄應如何配備、填寫呢？作為安保行業從業者，筆者認為應遵循以下幾點：

一、執勤崗位較少單位，可每個單位設一本交接班記錄，崗位較多并且分散的單位，應每個崗位設一本，所有執勤點均應有此記錄。如本單位三班或四班運轉的應每日填寫一張，兩班或只有一個班次的，應按順序連續填寫，填寫應語言簡練、字體工整，嚴禁涂改。二、交接班記錄應如實填寫，因值班隊員較多值班隊員一欄填寫不開的，此欄可只填帶班人員，其余人員姓名填寫在執勤情況一欄最上方，所有值班隊員姓名均應在記錄上體現。加班人員須在姓名后面注明加班及起止時間。三、交接班記錄應有事記事，無事記正常，也可對工作期間發生的問題隨時記錄，當班隊員工作期間因事離開崗位均應在本欄注明原因。四、接班隊員要詳細了解上一班崗執勤情況和本班崗應注意事項，交班人員應向接班人員介紹本班崗執勤情況及應注意事項，并在“值班隊員”、“接班隊員”一欄分別簽名。遇有領導檢查時，請其在本班崗“檢查人員簽字”一欄簽字。

班隊長作為基層管理者，要想減少安全責任風險，必須對痕跡化有清醒的認識，并經常性地在班隊內部開展風險預判培訓，讓員工對痕跡化在責任意識中的重要程度有個基本認知，不要等到責任追究才來倒逼痕跡化，這樣工作就會產生被動，正如海爾集團張瑞敏說過，能夠把簡單的事情天天做好就是不簡單，把公認容易的小事情做到極致就是奇跡。

在隊伍管理工作中，交接班記錄、班組周志、學習會議記錄等等，看似形式，但在日常管理中極其重要，在隊伍管理中，管理自然重要，但留下痕跡更重要，隊伍管理工作常會遇見一些意想不到的事情，如果不留下痕跡，有些事情是說得清楚的，有些是說不清楚的，因此，班隊長要在強化管控的同時，更應注重平時管理的點點滴滴，留下一點點痕跡，如果沒有詳細地記錄，平時的工作做了，該安排的也安排了，但還是出現了問題，有些事情無法說清楚，特別是在特定的表述上，雖然沒法講清楚，但記錄清楚了，再查原始記錄就會幫上大忙，不會造成工作責任上的被動，所以說，痕跡化在隊伍管理工作中有著舉足輕重的作用，記錄也顯得至關重要。說得清楚顯示留下痕跡的強大力量，對此，如實記錄留下痕跡，不僅反映一個人的工作態度，同時也可能成為調查（追查倒查）當事人履職履責的憑證。因此，留好痕跡對企業、對自己、對他人都是有利無弊的。

規范從班隊抓起，班隊從周志做起。

在海底撈，張勇要求每個店長都要記日志，并且是電子版的，不會電腦的要限期學會，否則就要調崗，張勇要親自抽查。1994年十幾歲的楊麗娟剛到海底撈時，為了學習電腦，幾個月省吃儉用，攢下買電腦的錢，還報了電腦班專門學習電腦，每天工作再晚都堅持按照公司規定記工作日志，記錄問題、總結經驗、制定計劃。除了專注事業，楊麗娟還一直不斷學習，只有小學文憑的她重新走進校園，拿到了大學文憑。付出總有回報，楊麗娟30歲那年，升任了海底撈總公司的唯一的副總經理。

保安班隊長，日常工作非常辛苦，作為公司基層隊伍最直接的帶兵人，每天與客戶打交道，是把公司、客戶合在一起的中間媒介，一肩挑兩家，責任重大，工作繁雜。因此，做好工作記錄、制定工作計劃、總結，每周工作進行梳理顯得尤為重要。

班（隊）工作周志，顧名思義就是用來記錄班隊一周工作的記錄，原則應統一放在班隊長駐點單位，并由班隊長本人來填寫（如有請假等特殊情況應有臨時帶班人員填寫），也是上級檢查班隊工作的必備記錄。記錄應體現每周工作計劃、執勤情況、學習會議安排落實情況、費用收繳情況、與隊員的溝通交流情況等等。

為了強化班隊長與隊員的溝通交流，振邦保安對班隊長每周與隊員的談心談話做了硬性規定，要求必須在周志中體現談心時間、談心情況、談心內容、談心對象等具體內容，并列入考核。

中國人民解放軍之所以戰無不勝，核心競爭力源于其內部溝通機制，普遍的談心談話，企業同樣有必要學習解放軍的“談心談話”，特別是上層與員工間的溝通。解放軍《經常性思想政治工作條例》中規定，不僅上級要經常與下級談心談話，同級間也要廣泛開展談心談話活動，而且明確規定了談心談話的時機。談心談話是解放軍內部建設的重要內容，是解放軍思想政治工作的光榮傳統，是解放軍政治工作干部的基本功。杰克.韋爾奇說：企業領導人的工作成效與能否同下屬溝通，具有成百上千倍的正效用。因此，在班隊長工作周志中體現談心情況并抓好落實至關重要。周志可以以電子版或紙質版形式根據工作實際制定統一規則，紙質版班隊工作周志的書寫應做到字體工整、語言簡練、時間地點詳細、在空間允許的前提下內容盡量詳細，嚴禁亂寫亂畫。